System obiegu dokumentów – Erebus Workflow

Workflow (z ang. work flow - przepływ pracy) to system pozwalający na zarządzanie przepływem informacji w przedsiębiorstwie. W systemie tym zdefiniowane są zasady przepływu informacji w ramach całego procesu biznesowego pomiędzy poszczególnymi elementami tego procesu.

Przykładowo system Workflow może określać ścieżkę przepływu dokumentów pomiędzy poszczególnymi pracownikami w firmie, którzy wykonują czynności według ściśle określonych algorytmów postępowania. Pozwala to na pełną automatyzację procesów biznesowych w ramach przedsiębiorstwa i określenie ról, jakie w przetwarzaniu dokumentów będą pełnić poszczególne osoby.

Cechy Erebus Workflow

• Definiowanie dowolnej liczby procesów
• Definiowanie dowolnej liczby obiegów informacji wewnątrz każdego procesu
• Dowolna liczba kroków i akcji wewnątrz danego obiegu
• Dowolna liczba załączników do każdego wpisu w Workflow
• Określanie indywidualnych uprawnień dla poszczególnych użytkowników
• Określanie ról uprawnień - np. dla wszystkich pracowników Działu Kadr
• Definiowanie indywidualnych widoków - np. dwaj pracownicy tego samego działu mogą zdefiniować sobie inny układ kolumn tabeli, widząc tyle samo wierszy z danymi
• Zarządzanie typami dokumentów - możliwość predefiniowania różnych procesów w zależności od typu dokumentu
• Określanie powiadomień/alertów - np. termin wykonania zadania
• System komentarzy - każdy użytkownik może dodawać komentarze do wpisów w Workflow
• Historia zmian - narzędzie kontrolne rejestrujące wszelkie zmiany i autorów tych zmian
• Eksport danych do formatów takich, jak XLS, PDF, XML, CSV itp.
• Import danych z zewnętrznych programów lub baz danych takich, jak CSV, XML, JSON itp.
• Integracja ze skanerem dokumentów
• Kontrolka OCR skanów plików z dokumentami
• Zaawansowany mechanizm wyszukiwania zgłoszeń/dokumentów

Korzyści z Erebus Workflow

• Jedno rozwiązanie integrujące procesy w całej firmie wraz z integracją z zewnętrznym oprogramowaniem i bazami danych
• Oszczędność czasu zwiększająca ergonomię i efektywność pracy
• Skuteczne narzędzie wspomagające pracę grupową

Przykładowe możliwości konfiguracji

Na etapie projektowania indywidualnego rozwiązania Workflow dla firmy istnieje możliwość określenia wielu parametrów. W ramach każdego obiegu informacji można zdefiniować dowolną liczbę kroków oraz akcji wewnątrz tego obiegu.

Przykładowo:

• Określanie, czy w danym kroku do przejścia do kolejnego kroku jest wymagana czyjaś zgoda (jednej lub wszystkich osób zatwierdzających dany krok)
• Określanie uprawnień widoczności danego obiegu dla wybranych użytkowników lub ról uprawnień (np. wszyscy pracownicy Działu Finansowego)
• Definiowanie różnych akcji takich, jak:
  • Przejdź do kolejnego kroku
  • Cofnij
  • Predefiniowani odbiorcy
  • Wymuszony wybór odbiorców (jeden lub większa liczba odbiorców)
  • Zdefiniowanie skryptu wykonywanego przy przejściu do kolejnego kroku – np. generowanie dokumentu w zewnętrznym oprogramowaniu
• Definiowanie pól - każdy krok może mieć dowolną liczbę pól do wypełnienia, gdzie określamy właściwości tych pól takie, jak:
  • Tylko do odczytu – dane pole nie jest edytowalne
  • Wymagalność – dane pole musi być wypełnione poprawnie, by móc przejść do kolejnego kroku
  • Indywidualny styl pola
  • System podpowiedzi i wskazówek dotyczących wypełniania pola (format wprowadzania danych, zakres wprowadzanych informacji itp.)
  • Kolejność wyświetlania pól
  • Określanie uprawnień widoczności danego pola dla wybranych użytkowników lub ról uprawnień (np. wszyscy pracownicy Działu Personalnego)
  • Różne typy danych:
    • Tekst, liczba, data itp.
    • Zewnętrzne źródła:
    • Słowniki
    • Źródła danych z modułu raportowego – automatyczne dostarczanie danych do pól z wewnętrznych lub zewnętrznych baz danych
    • Listy – dowolne wcześniej zdefiniowane listy rozwijalne
    • Definiowalne lookupy
  • Określenie sposobu wprowadzania danych (np. pole tekstowe jedno lub wielowierszowe, wybór daty z kalendarza, edytor wizualny itp.)