oferta

System obiegu dokumentów – Erebus Workflow

System obiegu dokumentów – Erebus Workflow

Workflow (z ang. work flow - przepływ pracy) to system pozwalający na zarządzanie przepływem informacji w przedsiębiorstwie. W systemie tym zdefiniowane są zasady przepływu informacji w ramach całego procesu biznesowego pomiędzy poszczególnymi elementami tego procesu.

Przykładowo system Workflow może określać ścieżkę przepływu dokumentów pomiędzy poszczególnymi pracownikami w firmie, którzy wykonują czynności według ściśle określonych algorytmów postępowania. Pozwala to na pełną automatyzację procesów biznesowych w ramach przedsiębiorstwa i określenie ról, jakie w przetwarzaniu dokumentów będą pełnić poszczególne osoby.

 

Definicja workflow wg koalicji WFMC (z ang. WorkFlow Management Coalition) - "automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych".

 

Cechy Erebus Workflow

  • Definiowanie dowolnej liczby procesów
  • Definiowanie dowolnej liczby obiegów informacji wewnątrz każdego procesu
  • Dowolna liczba kroków i akcji wewnątrz danego obiegu
  • Dowolna liczba załączników do każdego wpisu w Workflow
  • Określanie indywidualnych uprawnień dla poszczególnych użytkowników
  • Określanie ról uprawnień - np. dla wszystkich pracowników Działu Kadr
  • Definiowanie indywidualnych widoków - np. dwaj pracownicy tego samego działu mogą zdefiniować sobie inny układ kolumn tabeli, widząc tyle samo wierszy z danymi
  • Zarządzanie typami dokumentów - możliwość predefiniowania różnych procesów w zależności od typu dokumentu
  • Określanie powiadomień/alertów - np. termin wykonania zadania
  • System komentarzy - każdy użytkownik może dodawać komentarze do wpisów w Workflow
  • Historia zmian - narzędzie kontrolne rejestrujące wszelkie zmiany i autorów tych zmian
  • Eksport danych do formatów takich, jak XLS, PDF, XML, CSV itp.
  • Import danych z zewnętrznych programów lub baz danych takich, jak CSV, XML, JSON itp.
  • Integracja ze skanerem dokumentów
  • Kontrolka OCR skanów plików z dokumentami
  • Zaawansowany mechanizm wyszukiwania zgłoszeń/dokumentów

Korzyści z Erebus Workflow

  • Jedno rozwiązanie integrujące procesy w całej firmie wraz z integracją z zewnętrznym oprogramowaniem i bazami danych
  • Oszczędność czasu zwiększająca ergonomię i efektywność pracy
  • Skuteczne narzędzie wspomagające pracę grupową

Przykładowe możliwości konfiguracji

Na etapie projektowania indywidualnego rozwiązania Workflow dla firmy istnieje możliwość określenia wielu parametrów. W ramach każdego obiegu informacji można zdefiniować dowolną liczbę kroków oraz akcji wewnątrz tego obiegu.

Przykładowo:

  • Określanie, czy w danym kroku do przejścia do kolejnego kroku jest wymagana czyjaś zgoda (jednej lub wszystkich osób zatwierdzających dany krok)
  • Określanie uprawnień widoczności danego obiegu dla wybranych użytkowników lub ról uprawnień (np. wszyscy pracownicy Działu Finansowego)
  • Definiowanie różnych akcji takich, jak:
    • Przejdź do kolejnego kroku
    • Cofnij
    • Predefiniowani odbiorcy
    • Wymuszony wybór odbiorców (jeden lub większa liczba odbiorców)
    • Zdefiniowanie skryptu wykonywanego przy przejściu do kolejnego kroku – np. generowanie dokumentu w zewnętrznym oprogramowaniu
  • Definiowanie pól - każdy krok może mieć dowolną liczbę pól do wypełnienia, gdzie określamy właściwości tych pól takie, jak:
    • Tylko do odczytu – dane pole nie jest edytowalne
    • Wymagalność – dane pole musi być wypełnione poprawnie, by móc przejść do kolejnego kroku
    • Indywidualny styl pola
    • System podpowiedzi i wskazówek dotyczących wypełniania pola (format wprowadzania danych, zakres wprowadzanych informacji itp.)
    • Kolejność wyświetlania pól
    • Określanie uprawnień widoczności danego pola dla wybranych użytkowników lub ról uprawnień (np. wszyscy pracownicy Działu Personalnego)
    • Różne typy danych:
      • Tekst, liczba, data itp.
      • Zewnętrzne źródła:
      • Słowniki
      • Źródła danych z modułu raportowego – automatyczne dostarczanie danych do pól z wewnętrznych lub zewnętrznych baz danych
      • Listy – dowolne wcześniej zdefiniowane listy rozwijalne
      • Definiowalne lookupy
    • Określenie sposobu wprowadzania danych (np. pole tekstowe jedno lub wielowierszowe, wybór daty z kalendarza, edytor wizualny itp.)

 NEW DESERT Workflow

Ważne: nasz serwis wykorzystuje pliki cookies. Więcej informacji można znaleźć pod tym linkiem.

Strona główna |Oferta |O firmie |Realizacje |Kontakt
New Desert ˆ 2002-2010 Wszelkie prawa zastrzeżone.